Prenotazioni & customer care

−80%carico del front desk: prenotazioni e disponibilità in tempo reale.

BLUM è il salotto urbano del benessere di Bergamo: massaggi, trattamenti viso, rituali, Pilates Reformer, yoga e mindfulness, tutto su appuntamento. Il ciclo di vita di ogni appuntamento vive su WhatsApp, dalla prenotazione alla recensione.

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Scheda del progetto

Settore: Centro benessere
Sede: Bergamo
Canale attivo: WhatsApp
Come si prenota: Dal thread, con verifica
Template attivi: Oltre quaranta

−80%

carico del front desk: prenotazioni e disponibilità in tempo reale

40+

template attivi, dal ciclo dell’appuntamento alle campagne

thread per persona, dalla prenotazione alla recensione

telefonate necessarie per confermare o spostare

Il punto di partenza

Un centro su appuntamento vive di conferme, e le conferme si fanno a mano.

Ogni prenotazione porta con sé un seguito: confermare, ricordare il giorno stesso, rifissare quando qualcuno non ce la fa, richiamare chi non torna da mesi. Sono gesti brevi e continui, e finché li fa una persona occupano proprio le ore in cui il centro è aperto.

La conferma e il promemoria erano due telefonate per ogni appuntamento
Uno spostamento faceva ripartire la conversazione da capo, spesso su un altro canale
Le promozioni andavano a tutti allo stesso modo, senza distinguere chi era appena stato da chi mancava da mesi

Una conversazione tipo, oggi

Ciao! La tua prenotazione da BLUM è confermata ✨ 📅 giovedì 17 settembre 🕐 13:00 💆 Pilates Reformer. Ti aspettiamo in Via Masone 2, Bergamo.

Sono rientrata stanotte con il volo in ritardo. Devo rifissare, grazie.

Buongiorno, va bene. Quando vuole riprenotare?

Martedì 22, se c’è posto.

Certo: martedì 22 alle 10? Le confermo tutto qui.

Appuntamento spostato dentro la conversazione, senza una telefonata
Nessuna richiesta di ripetere nome, trattamento o recapito
Il thread resta uno solo: conferma, promemoria e recensione seguono la data nuova

Il ciclo di un appuntamento

Dalla prenotazione alla recensione, senza una telefonata.

1
Verifica
Chi prenota riceve un codice sul proprio numero. La prenotazione parte da un contatto confermato, non da un nome scritto a mano.
2
Conferma
Data, ora, trattamento e indirizzo arrivano subito nello stesso thread. Niente da cercare nella posta.
3
Promemoria
Il giorno stesso parte un messaggio con l’orario e dove venire. È il punto che il front desk faceva a mano, uno per uno.
4
Recensione
Dopo la visita arriva la richiesta di recensione, alle persone che sono appena state e non a un elenco.

Cosa gestisce l’agente

Il codice di verifica al momento della prenotazione
La conferma con data, ora, trattamento e indirizzo
Il promemoria il giorno stesso
La richiesta di recensione dopo la visita
Il benvenuto ai nuovi clienti e gli auguri di compleanno
La chiamata di chi aveva lasciato il nome per un corso, quando le prenotazioni aprono
Le promozioni per chi è venuto di recente e per chi viene spesso, che sono liste diverse
Il richiamo di chi non torna da mesi

Cosa resta alle persone

Chi deve spostare un appuntamento: la conversazione prosegue nello stesso thread, non riparte da capo
Le richieste che vogliono un consiglio, non una data
La scelta di che cosa proporre, a chi e quando: i messaggi sono lo strumento, non la strategia